Wer mit Nextcloud oder ownCloud arbeitet, kennt das Problem: Dateien lassen sich zwar bequem speichern und teilen, doch für die direkte Bearbeitung von Dokumenten, Tabellen oder Präsentationen fehlt oft die passende Infrastruktur. Genau hier setzt der Dokumentenserver an – ein dedizierter VPS, auf dem Collabora Online oder OnlyOffice Docs bereits vorinstalliert und konfiguriert bereitstehen.

Anders als bei lokalen Office-Installationen arbeiten Ihre Teams direkt im Browser. Es ist keine zusätzliche Software auf den Endgeräten erforderlich. Ob Word-Dokumente, Excel-Tabellen oder PowerPoint-Präsentationen – alle gängigen Formate werden unterstützt. Die Bearbeitung erfolgt in Echtzeit, sodass mehrere Personen gleichzeitig am selben Dokument arbeiten können.

Collabora Online oder OnlyOffice – zwei Wege, ein Ziel

Beide Office-Lösungen verfolgen das gleiche Ziel: Dokumente direkt in der Cloud bearbeiten, ohne sie herunterladen zu müssen. Die Unterschiede liegen im Detail:

• Collabora Online basiert auf der LibreOffice-Engine und bietet eine besonders hohe Kompatibilität mit ODF-Formaten. Die Community Edition (CODE) eignet sich ideal für kleine Teams. Für größere Organisationen steht Collabora Business mit erweitertem Support und höherer Skalierbarkeit zur Verfügung.
• OnlyOffice Docs setzt auf native OOXML-Unterstützung und liefert eine besonders originalgetreue Darstellung von Microsoft-Office-Dokumenten. Die Community Edition ist für bis zu 18 gleichzeitige Nutzer ausgelegt. Die Enterprise-Variante ermöglicht den Einsatz in größeren Umgebungen mit umfangreichem Support.

Beide Varianten stehen als Community Edition (CE) mit inklusiver Lizenz oder als Business-/Enterprise-Version mit separat zu erwerbender Herstellerlizenz zur Verfügung. Die VPS-Infrastruktur ist in beiden Fällen identisch – lediglich die Software und der Funktionsumfang unterscheiden sich.

Warum ein externer Dokumentenserver?

Viele Cloud-Installationen laufen auf Shared-Hosting oder ressourcenbegrenzten Servern. Die Office-Integration direkt auf dem Cloud-Server zu betreiben, führt häufig zu Performance-Problemen, Timeouts und einer schlechten Nutzererfahrung. Ein dedizierter VPS als Dokumentenserver löst dieses Problem:

• Getrennte Ressourcen: Der Dokumentenserver belastet nicht den Cloud-Server. Beide Systeme arbeiten unabhängig und stabil.
• Bessere Performance: Ein eigener VPS bietet ausreichend CPU und RAM für die rechenintensiven Rendering-Prozesse der Office-Dokumente.
• Flexibilität: Der Dokumentenserver kann mit jeder Nextcloud- oder ownCloud-Installation verbunden werden – unabhängig davon, wo diese gehostet wird.
• Einfache Skalierung: Bei steigendem Bedarf lässt sich der VPS problemlos auf eine leistungsstärkere Variante upgraden.

Einsatzbereiche und Zielgruppen

• Unternehmen und KMU: Dokumente im Team bearbeiten, Angebote und Verträge gemeinsam erstellen, Projektdokumentation zentral pflegen.
• Bildungseinrichtungen: Arbeitsblätter verteilen, gemeinsam an Referaten arbeiten, Prüfungsunterlagen erstellen – alles direkt in der Schul-Cloud.
• Vereine und Ehrenamt: Protokolle, Abrechnungen und Planungsdokumente gemeinsam bearbeiten, ohne kommerzielle Office-Lizenzen kaufen zu müssen.
• IT-Dienstleister und Agenturen: Den Dokumentenserver als zusätzlichen Service für Kunden anbieten, die bereits Nextcloud oder ownCloud nutzen.
• Behörden und öffentliche Einrichtungen: Digitale Souveränität wahren, indem Open-Source-Software auf deutschen Servern betrieben wird.

Datenschutz und Compliance

Der Dokumentenserver wird auf Servern in Deutschland betrieben, die in TÜV-geprüften, ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren stehen. Sämtliche Daten verbleiben innerhalb der EU – kein Zugriff durch Behörden nach CLOUD Act oder Patriot Act.

• Vollständige DSGVO-Konformität
• AV-Vertrag (Auftragsverarbeitungsvertrag) inklusive
• Verschlüsselte Datenübertragung via TLS/SSL
• Keine Datenweitergabe an Dritte
• Regelmäßige Sicherheitsupdates und Server-Monitoring

Dokumentenserver vs. Google Docs und Microsoft 365

Einrichtung in wenigen Minuten

1. Variante wählen: Entscheiden Sie sich für Collabora oder OnlyOffice in der Community- oder Business-/Enterprise-Version.
2. VPS wird bereitgestellt: Ihr Dokumentenserver wird automatisch konfiguriert und ist innerhalb weniger Minuten einsatzbereit.
3. Cloud verbinden: Tragen Sie die Server-URL in den Einstellungen Ihrer Nextcloud- oder ownCloud-App ein – fertig.

Optional können Sie eine eigene Domain für Ihren Dokumentenserver einrichten. Das SSL-Zertifikat wird dabei kostenlos bereitgestellt und automatisch konfiguriert.

Häufig gestellte Fragen

Brauche ich eine separate Lizenz für die Business-/Enterprise-Variante?
Ja. Bei den CE-Varianten ist die Lizenz inklusive. Für Collabora Business benötigen Sie eine Lizenz von collaboraoffice.com, für OnlyOffice Enterprise eine von onlyoffice.com. Die VPS-Bereitstellung und Wartung ist in beiden Fällen im monatlichen Preis enthalten.

Kann ich den Dokumentenserver mit einer Nextcloud bei einem anderen Anbieter nutzen?
Ja. Der Dokumentenserver ist anbieterunabhängig und funktioniert mit jeder Nextcloud- oder ownCloud-Installation – egal ob selbst gehostet oder beim Managed-Hosting-Anbieter.

Wie viele Nutzer können gleichzeitig Dokumente bearbeiten?
Die CE-Varianten unterstützen bis zu 18 gleichzeitige Nutzer. Die Business-/Enterprise-Versionen sind für bis zu 100 und mehr Nutzer ausgelegt, abhängig von der gewählten Herstellerlizenz.

Was passiert bei einem Software-Update?
Updates werden von uns durchgeführt und sind im Service enthalten. Ihr Dokumentenserver bleibt immer auf dem aktuellen Stand, ohne dass Sie selbst eingreifen müssen.