Wie met Nextcloud of ownCloud werkt, kent het probleem: bestanden kunnen weliswaar gemakkelijk worden opgeslagen en gedeeld, maar de infrastructuur voor het rechtstreeks bewerken van documenten, spreadsheets of presentaties ontbreekt vaak. Hier biedt de Documentserver uitkomst – een dedicated VPS waarop Collabora Online of OnlyOffice Docs al voorgeïnstalleerd en geconfigureerd klaarstaan.

In tegenstelling tot lokale office-installaties werken uw teams rechtstreeks in de browser. Er is geen extra software op de apparaten nodig. Of het nu Word-documenten, Excel-spreadsheets of PowerPoint-presentaties betreft – alle gangbare formaten worden ondersteund. Het bewerken gebeurt in realtime, zodat meerdere personen tegelijkertijd aan hetzelfde document kunnen werken.

Collabora Online of OnlyOffice – twee wegen, één doel

Beide office-oplossingen streven hetzelfde doel na: documenten rechtstreeks in de cloud bewerken zonder ze te hoeven downloaden. De verschillen zitten in de details:

• Collabora Online is gebaseerd op de LibreOffice-engine en biedt bijzonder hoge compatibiliteit met ODF-formaten. De Community Edition (CODE) is ideaal voor kleine teams. Voor grotere organisaties biedt Collabora Business uitgebreide ondersteuning en hogere schaalbaarheid.
• OnlyOffice Docs richt zich op native OOXML-ondersteuning en levert een bijzonder getrouwe weergave van Microsoft Office-documenten. De Community Edition ondersteunt tot 18 gelijktijdige gebruikers. De Enterprise-variant maakt inzet in grotere omgevingen met uitgebreide support mogelijk.

Beide varianten zijn beschikbaar als Community Edition (CE) met inbegrepen licentie of als Business-/Enterprise-versie met een apart aan te schaffen licentie van de fabrikant. De VPS-infrastructuur is in beide gevallen identiek – alleen de software en het functiepakket verschillen.

Waarom een aparte documentserver?

Veel cloud-installaties draaien op shared hosting of servers met beperkte resources. De office-integratie direct op de cloudserver draaien leidt vaak tot prestatieproblemen, time-outs en een slechte gebruikerservaring. Een dedicated VPS als documentserver lost dit probleem op:

• Gescheiden resources: De documentserver belast de cloudserver niet. Beide systemen werken onafhankelijk en stabiel.
• Betere prestaties: Een eigen VPS biedt voldoende CPU en RAM voor de rekenintensieve renderingprocessen van office-documenten.
• Flexibiliteit: De documentserver kan worden verbonden met elke Nextcloud- of ownCloud-installatie – ongeacht waar deze wordt gehost.
• Eenvoudig schalen: Bij groeiende behoefte kan de VPS naadloos worden geüpgraded naar een krachtigere variant.

Toepassingsgebieden en doelgroepen

• Bedrijven en het MKB: Gezamenlijk documenten bewerken, offertes en contracten samen opstellen, projectdocumentatie centraal beheren.
• Onderwijsinstellingen: Werkbladen verspreiden, samen aan werkstukken werken, toetsmaterialen maken – alles rechtstreeks in de schoolcloud.
• Verenigingen en vrijwilligers: Notulen, afrekeningen en planningsdocumenten gezamenlijk bewerken zonder commerciële office-licenties aan te schaffen.
• IT-dienstverleners en bureaus: De documentserver als aanvullende dienst aanbieden aan klanten die al Nextcloud of ownCloud gebruiken.
• Overheidsinstellingen: Digitale soevereiniteit waarborgen door open-source software op Duitse servers te beheren.

Gegevensbescherming en compliance

De documentserver draait op servers in Duitsland, gehuisvest in TÜV-gecertificeerde, ISO 27001-conforme datacenters. Alle gegevens blijven binnen de EU – geen toegang door autoriteiten op grond van de CLOUD Act of Patriot Act.

• Volledige AVG-conformiteit
• Verwerkersovereenkomst inbegrepen
• Versleutelde gegevensoverdracht via TLS/SSL
• Geen gegevensdeling met derden
• Regelmatige beveiligingsupdates en servermonitoring

Documentserver vs. Google Docs en Microsoft 365

Installatie in enkele minuten

1. Kies uw variant: Kies voor Collabora of OnlyOffice in de Community- of Business-/Enterprise-versie.
2. VPS wordt ingericht: Uw documentserver wordt automatisch geconfigureerd en is binnen enkele minuten gebruiksklaar.
3. Cloud verbinden: Voer de server-URL in bij de instellingen van uw Nextcloud- of ownCloud-app – klaar.

Optioneel kunt u een eigen domein voor uw documentserver instellen. Het SSL-certificaat wordt daarbij gratis verstrekt en automatisch geconfigureerd.

Veelgestelde vragen

Heb ik een aparte licentie nodig voor de Business-/Enterprise-variant?
Ja. Bij de CE-varianten is de licentie inbegrepen. Voor Collabora Business heeft u een licentie van collaboraoffice.com nodig, voor OnlyOffice Enterprise van onlyoffice.com. VPS-inrichting en onderhoud zijn in beide gevallen inbegrepen in de maandelijkse prijs.

Kan ik de documentserver gebruiken met een Nextcloud bij een andere provider?
Ja. De documentserver is aanbiederonafhankelijk en werkt met elke Nextcloud- of ownCloud-installatie – of deze nu zelf gehost is of bij een managed hostingprovider draait.

Hoeveel gebruikers kunnen tegelijkertijd documenten bewerken?
De CE-varianten ondersteunen tot 18 gelijktijdige gebruikers. De Business-/Enterprise-versies zijn ontworpen voor tot 100 of meer gebruikers, afhankelijk van de gekozen fabrikantlicentie.

Wat gebeurt er bij een software-update?
Updates worden door ons uitgevoerd en zijn inbegrepen in de service. Uw documentserver blijft altijd up-to-date zonder dat u zelf hoeft in te grijpen.